So erfassen Sie eine Spende für die Buchhaltung

Regelmäßige Abrechnung ist einfach, aber wie sieht es mit Spenden aus? Es ist wichtig zu verstehen, wie eine Spende, auch gemeinnütziger Beitrag genannt, in den Unternehmensbüchern erfasst wird. Unternehmen müssen auch verstehen, ob sie Spenden von ihrer Gewerbesteuererklärung abziehen können. Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen im Namen eines Unternehmens spenden, wird der Marktwert der Artikel zu einem Steuerabzug für Ihr Unternehmen.

Verstehen, was eine Spende ausmacht

Der IRS betrachtet eine Spende als ein Geschenk an eine Organisation, die sich für den 503 (c) -Nonprofit-Status qualifiziert. Dazu gehören freiwillige Feuerwehrfirmen, Museen, Kirchen und gemeinnützige Krankenhäuser. Das IRS hat auf seiner Website ein Tool, um auch andere in Frage kommende Organisationen zu finden.

Spenden können aus Geld, Eigentum oder Zeit bestehen. Wenn Sie spenden, ist es wahrscheinlich, dass Sie Geld ausgeben oder Inventar bewegen, was einen Hinweis darauf gibt, wie die Transaktion aufgezeichnet wird.

Aufnahme einer Spende

Wenn Sie eine Geldspende geleistet haben, richten Sie zunächst die gemeinnützige Organisation als neuen Lieferanten für Ihr Unternehmen ein. Als nächstes notieren Sie das ausgehende Geld als Scheck oder Rechnung im Namen der Wohltätigkeitsorganisation und der entsprechenden Zahlung, wie Sie es für jede andere Rechnung tun würden. Verwenden Sie auf der Aufwandseite für Unternehmen ein Aufwandskonto, das Sie als dediziertes Konto für steuerlich absetzbare Beiträge eingerichtet haben. Dieses Konto wird in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens ausgewiesen.

Wert der eingebrachten Vermögenswerte ermitteln

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen gespendet haben, ermitteln Sie zunächst den Wert dieser eingebrachten Vermögenswerte. Mit anderen Worten: Finden Sie heraus, welcher Marktwert angemessen ist oder was jemand auf dem freien Markt für die Waren oder die Zeit, die für die Wohltätigkeitsorganisation zur Verfügung gestellt wurden, zahlen würde.

Erstellen Sie eine Rechnung für die Wohltätigkeitsorganisation

Erstellen Sie für ein Unternehmen eine Rechnung an die Wohltätigkeitsorganisation für die gespendeten Produkte oder Dienstleistungen. Richten Sie ein Spendenkonto ein, um die Ausgaben zu erfassen. Erstellen Sie anschließend einen Eintrag in Ihrem Buchhaltungssystem, der das gespendete Produkt oder die gespendete Dienstleistung darstellt. Sie können dies als "Spende für wohltätige Zwecke" definieren.

Stellen Sie eine Gutschrift für die Wohltätigkeitsorganisation aus

Stellen Sie Ihrer gemeinnützigen Organisation als Kunde eine Gutschrift aus. Dadurch wird die Rechnung, die Sie an das Unternehmen ausgestellt haben, auf Null gesetzt und der Betrag der von Ihnen getätigten Spende wird wiedergegeben. Stellen Sie zum Schluss sicher, dass die Gutschrift ordnungsgemäß auf der Rechnung verbucht wurde.

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen

Das Erfassen von Spenden für die Buchhaltung umfasst auch das Dokumentieren der Details der Geschenktransaktionen, die in Ihr Buchhaltungssystem eingegeben wurden. Es ist wichtig zu dokumentieren, was gespendet wurde, und den Marktwert des Artikels (es sei denn, es handelte sich um Bargeld). Außerdem müssen Sie aufzeichnen, an wen Sie den Artikel gespendet haben und wann Sie oder Ihr Unternehmen die Spende getätigt haben.

Sie benötigen diese Aufzeichnungen, um Ihre jährliche Steuererklärung korrekt ausfüllen zu können. Wenn Sie nicht genügend Abzüge für Ihre Steuererklärung haben, können Sie die Spende auch nicht abziehen.

Wenn Sie einer IRS-Prüfung unterzogen werden, benötigen Sie alle Informationen zu Ihrer Spende als Nachweis dafür, dass Sie tatsächlich die Spenden geleistet haben, die Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung eingereicht haben.

Fordern Sie eine Bestätigung an

Fordern Sie nach einer Spende an eine gemeinnützige Organisation einen Bestätigungsschreiben der gemeinnützigen Organisation an, um diese zusammen mit Ihren anderen Spendenunterlagen aufzubewahren.