Die Funktionen eines Dateiverwaltungsprogramms

Die Organisation computergestützter Daten ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. In Unternehmen sind häufig viele Dokumente nach Kunden, Datum oder anderen Kriterien in Ordnern organisiert, damit sie schnell gefunden werden können. Ein Dateiverwaltungsprogramm ist ein Tool zum Organisieren von Dateien in Ordnern auf Ihrem Computer sowie zum Suchen, Verschieben, Öffnen und Kopieren vorhandener Dateien. Windows Explorer ist ein Beispiel für diese Art von Dienstprogramm. Es gibt entsprechende Programme für Apple macOS, verschiedene Linux-Distributionen und die Smartphone-Betriebssysteme iOS und Android. Heutzutage können Sie auch ein Cloud-basiertes Dateiverwaltungs-Tool verwenden, um Ihre persönlichen oder geschäftlichen Daten remote zu organisieren und zu speichern.

Der Zweck des Windows-Explorers

Wenn Sie Microsoft Windows verwenden, können Sie Dateien in Programmen wie Microsoft Word oder Excel bearbeiten, speichern und mit dieser speziellen Software erneut öffnen.

Häufig möchten Sie Ihre Festplatte oder externen Speicher wie USB-Speichersticks nach bestimmten Dateien durchsuchen. Möglicherweise möchten Sie Ihre Dateien auch in neuen Ordnerhierarchien organisieren, damit Sie sie leicht finden können. Wenn Sie beispielsweise ein kleines Unternehmen betreiben, können Sie die Dateien zunächst nach Client organisieren und dann eine zweite Ordnerebene erstellen, die sie nach Jahr oder Monat sortiert, wenn die Ordner mit Dateien überfüllt werden.

Windows Explorer verwenden

Mit Windows Explorer, einem in Microsoft Windows enthaltenen Dateidienstprogramm, das ab Windows 10 als Datei-Explorer bezeichnet wird, können Sie die Hierarchie der Dateien durchsuchen, neue Ordner erstellen und Dateien von einem Ordner in einen anderen ziehen. Sie können Dateien auch umbenennen, darauf doppelklicken, um sie in der zugehörigen Anwendung zu öffnen, oder sie von Ihrem Laufwerk löschen. Es ist nicht zu verwechseln mit Internet Explorer, einer Reihe von Webbrowser-Tools von Microsoft.

Öffnen Sie das Explorer-Tool, indem Sie auf das Startmenü klicken und nach Namen suchen oder auf das Ordnersymbol in der Windows-Taskleiste klicken.

Verwenden anderer Betriebssysteme

Wenn Sie in Ihrem Büro nicht Windows ausführen, können Sie die Dateien auf Ihrem Computer mit entsprechenden Tools verwalten.

Verwenden Sie auf einem Mac-Computer das integrierte Finder-Tool des Mac. Klicken Sie im Systemdock auf das Finder-Symbol und navigieren Sie durch die Dateien und Ordner auf Ihrem Mac.

Wenn Sie Ubuntu Linux ausführen, heißt der Standard-Dateimanager Nautilus. Auf einem Android-Telefon ist normalerweise beim Kauf des Telefons ein Dateimanager installiert. Sie können zusätzliche Dateimanager über den Google Play Store installieren. Apple iPhones werden mit einem Dateimanager namens "Dateien" ausgeliefert, und Sie können zusätzliche Manager über den App Store installieren.

Wenn Sie einen Dateimanager eines Drittanbieters auf Ihrem Computer oder Telefon installieren, stellen Sie sicher, dass er von einer Quelle stammt, der Sie vertrauen, da er Berechtigungen zum Lesen, Schreiben und Reorganisieren Ihrer Dateien besitzt.

Cloud-basierte Dateiverwaltungs-Tools

Cloud-basierte Tools zum Speichern und Verwalten von Dateien werden für den geschäftlichen und privaten Gebrauch immer häufiger eingesetzt. Viele dieser Tools können Daten automatisch zwischen Ihren Geräten synchronisieren und eine Hierarchie von Ordnern und Dateien auf einem Remote-Server erstellen, auf die Sie sogar über einen Webbrowser zugreifen können.

Zu den beliebtesten Tools in dieser Kategorie gehören Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive und Apple iCloud. Bei vielen Cloud-Diensten steht Ihnen eine begrenzte Menge an freiem Speicherplatz zur Verfügung, und Sie können bei Bedarf zusätzlichen Speicherplatz bezahlen. Einige Systeme für fortgeschrittene Benutzer ermöglichen das Speichern von Daten mithilfe anderer Cloud-Systeme, z. B. des Simple Storage Service von Amazon. Suchen Sie nach einem Service, der Ihre Anforderungen zu einem guten Preis erfüllt.

Normalerweise können Sie Dateien und Ordner entweder direkt über die Web- oder Smartphone-App-Oberfläche des Cloud-Systems bearbeiten oder die Synchronisierung von bereits auf Ihren Geräten vorhandenen Datei- und Ordnerstrukturen zulassen.

Viele Cloud-Anbieter stellen auch Geschäftskonten bereit, mit denen mehrere Mitarbeiter oder Personen in einem Unternehmen Dateien gemeinsam nutzen und die richtigen Sicherheitsberechtigungen einrichten können.