Tipps zur Prozessverbesserung

Von der industriellen Revolution bis zur modernen Geschäftswelt war die Entwicklung der Industrie mit der Rationalisierung und Verbesserung von Prozessen verbunden. Aufgaben, die früher von manueller Arbeit mit vielen Personen abhängig waren, wurden durch die Einführung von Maschinen vereinfacht, die mit weniger Personen bedient wurden. Die mechanischen Mittel wurden durch die Integration der Elektronik verbessert, und jetzt werden elektromechanische Prozesse durch digitale Technologie ersetzt. Für Unternehmer sind vereinfachte Prozesse heute nicht weniger wichtig. Die Prozessverbesserung konzentriert sich auf die Kostenkontrolle bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies in Ihrem kleinen Unternehmen zu erreichen.

Papierkram-Management

Redundanz liegt vor, wenn eine Aufgabe, die einmal effizient erledigt werden kann, unnötigerweise mehrmals wiederholt wird. Diese Art der Ineffizienz von Prozessen kann über einen Zeitraum von Jahren hinweg allmählich zunehmen, ohne dass dies bemerkt wird. Ein Beispiel hierfür ist eine Situation, in der die tägliche Post in Ihr Büro geliefert wird. Inmitten der verschiedenen Aufgaben, die Sie bei der Führung eines geschäftigen Unternehmens ausführen, gibt es Tage, an denen Ihre Post erst sehr spät geöffnet wird. Im Laufe des Tages können Sie den Poststapel des Tages mehrmals durchsuchen, um nach dem einen oder anderen Briefstück zu suchen. Im Laufe der Zeit kann dies zu Problemen mit anderen zeitkritischen Problemen führen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Ein besserer Prozess wäre es, jeden Tag eine bestimmte Zeit festzulegen, um mehrere Minuten dafür zu verwenden, alle eingehenden E-Mails nach ihrer Dringlichkeit zu sortieren und zu notieren, was angekommen ist und was nicht. Dringende E-Mails werden zuerst geöffnet und beantwortet. Direktwerbung (Junk-Mail), die nicht relevant ist, wird verworfen, und alles, was innerhalb von ein oder zwei Wochen beantwortet werden kann, wird mit einem Datum versehen und in einem Bereich abgelegt, in dem es auf geeignete Weise verarbeitet werden kann. Dies kann auch für andere Dokumente gelten.

Auslagern, wo möglich

Outsourcing ist zu einem Synonym für Arbeitsplatzverluste, Unternehmenszusammenbruch und eine schwache Wirtschaft geworden. Im wahrsten Sinne des Wortes bedeutet Outsourcing jedoch, einen Teil der Vor-Ort-Aktivitäten an einen entfernten Ort zu verlagern, um vorhandene Ressourcen für andere Aufgaben freizugeben. Wenn diese Taktik mit dem Ziel der Expansion und nicht der Verkleinerung durchgeführt wird, kann sie ein explosives Unternehmenswachstum bewirken. Stellen Sie sich die folgenden Fragen, um festzustellen, ob das Outsourcing für Ihr Unternehmen geeignet ist: Kann ein Prozess außerhalb des Unternehmens durchgeführt werden, um die Produktion meines Endprodukts zu beschleunigen, den vorhandenen Arbeitsaufwand zu minimieren oder Kunden wirtschaftlicher und schneller zu bedienen? Wird Outsourcing die Gemeinkosten senken? Kann ich die Kosten senken, indem ich unabhängige Freiberufler benutze, die eine Pauschalprovision für eine bestimmte Arbeitsmenge erhalten? Wenn Sie diese Fragen bejahen, ist Outsourcing möglicherweise eine Überlegung wert.

Reduzieren Sie unnötige Ausgaben

Das Reduzieren überflüssiger Ausgaben ist eine bewährte Methode zur Aufrechterhaltung der Effizienz. Leider werden einige Kleinunternehmer angesichts einer Budgetkrise übereifrig in Bezug auf Kostensenkungen und riskieren Qualitätseinbußen oder einen guten Kundenservice. Kostenreduzierung ist nur dann wirtschaftlich sinnvoll, wenn Qualität erhalten bleibt, Lieferfristen eingehalten oder komprimiert (verkürzt) werden können und die Kunden zufrieden sind.

Aktualisieren Sie Ihre Werkzeuge und Geräte

Untersuchen Sie die Geräte, mit denen Sie Ihr Geschäft betreiben. Dies umfasst unter anderem Fertigungsmaschinen, Computer, Drucker und Software. Ältere, veraltete Geräte fallen häufiger aus und arbeiten weniger effizient - wodurch Prozesse wie Produktion und Arbeitsabläufe verlangsamt werden. Durch die Modernisierung solcher Materialien wird die Arbeit schneller und effizienter und Sie können auf dem Markt wettbewerbsfähiger sein. Besuchen Sie Messen und Seminare in Ihrer Branche und abonnieren Sie Fachzeitschriften und Magazine, um neue Methoden zur Optimierung von Prozessen zu entdecken. Die Investition in umsichtige Upgrades zahlt sich aus, wenn Sie in der Lage sind, mehr von Ihrem Produkt schneller an die Öffentlichkeit zu bringen, was zu höheren monatlichen Einnahmen führt.

Betrachten Sie Drop Shipping

Stellen Sie sich für einen Moment vor, Sie importieren und verkaufen Elektronik aus Übersee für den Inlandsvertrieb. Ein beträchtlicher Teil Ihrer monatlichen Kosten entfällt auf die Gemeinkosten für die Aufbewahrung einer Lagereinheit in einer separaten Einrichtung, in der Ihr Inventar aufbewahrt wird, solange Bestellungen von Ihren Kunden abgewartet werden. Sie müssen Ihr Inventar kaufen, um es im Voraus zu lagern, und monatlich als Teil Ihrer normalen Geschäftskosten Gebühren an die Einrichtung zahlen. Durch die Nutzung eines Drop-Shipping-Unternehmens für den Versand von Lagerbeständen des Herstellers nach Übersee direkt an Ihre Kunden auf Bestellbasis muss kein Lagerbestand geführt werden, da nur die bestellten Einheiten zu Großhandelspreisen ab dem bezahlt werden müssen Hersteller, und Ihre Einsparungen wären erheblich. Ihre Kunden werden keinen Unterschied bemerken, da der Direktversender die Artikel mit Ihrem Firmenlogo versendet, als ob sie direkt von Ihnen stammten. Auf diese Weise können Sie die Speicherkosten von den gesamten Verwaltungskosten für den Betrieb Ihres Unternehmens eliminieren.