ISO 9001 Einkaufsverfahren

Einkaufsverfahren nach ISO 9001 stellen sicher, dass eingekaufte Materialien den Anforderungen des Käufers und der Endkunden entsprechen. Unternehmen wenden beim Einkauf ISO 9001 an, um Probleme mit ihren Produkten und Dienstleistungen zu minimieren. Durch die Anwendung der ISO 9001-Grundsätze auf ihr Einkaufsprogramm können kleine Unternehmen Abfall reduzieren und den Kundenservice verbessern. Bei konsequenter Anwendung sollte der Einkauf nach ISO 9001 zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Unternehmensabläufe führen.

Organisation

Der erste Schritt für einen Qualitätssicherungsprozess besteht darin, anhand des Organigramms des Unternehmens Aufgaben und Verantwortlichkeiten über Stellenbeschreibungen zuzuweisen. Gemäß ISO 9001 müssen Unternehmen eine Person ernennen, die für die Qualitätssicherung verantwortlich ist und über einen direkten Berichtsweg zu einer Führungskraft des Unternehmens verfügt. Dieser Mitarbeiter ist für Qualitätsfragen verantwortlich und koordiniert die anderen Funktionen, in denen sie sich auf die Qualität auswirken. Die Einkaufsverfahren beschreiben, wer für die technischen Spezifikationen, die Kostenermächtigungen, die Auftragserteilung und die Überprüfung des erhaltenen Materials verantwortlich ist.

Dokumentation

Einkaufsverfahren erfordern eine Dokumentation, die sicherstellt, dass das gekaufte Material der technischen Spezifikation und den budgetierten Kosten entspricht. In den Verfahren wird normalerweise festgelegt, dass sich die Bestellung auf die relevanten Teile der technischen Spezifikation bezieht und dass der Käufer die aktuellen Schätzungen überprüft, bevor er eine Bestellung aufgibt, um sicherzustellen, dass die Beträge innerhalb des Budgets liegen. Einkaufsverfahren, die der ISO 9001 entsprechen, legen außerdem fest, dass das Unternehmen nur bei Lieferanten einkaufen kann, die für die Artikel auf der Bestellung qualifiziert sind.

Lieferantenqualifikation

Um nur von qualifizierten Lieferanten einzukaufen, schreibt ISO 9001 vor, dass Unternehmen für jedes Produkt, das sie regelmäßig kaufen, Listen zugelassener Lieferanten führen. Das Unternehmen muss diese Lieferanten auf Einhaltung der Qualitätssicherungsstandards prüfen. Bei Sonderbestellungen muss das Unternehmen potenzielle Lieferanten identifizieren und prüfen, um festzustellen, ob diese qualifiziert sind.

Um einen Lieferanten zu auditieren, kann sich ein Unternehmen auf die Zertifizierung eines Dritten verlassen, dass ein Lieferant die erforderlichen Qualitätsstandards einhält. In diesem Fall besteht das Audit aus der Überprüfung der Zertifizierung. Für nicht zertifizierte Lieferanten kann ein Unternehmen verlangen, dass der Lieferant zertifiziert wird. Alternativ kann das Unternehmen ein eigenes Audit durchführen, um festzustellen, ob ein Lieferant die geforderten Qualitätsstandards einhält. In den Einkaufsverfahren muss angegeben werden, wer für die Führung einer Liste qualifizierter Lieferanten verantwortlich ist und wie sich Lieferanten qualifizieren können.

Materialprüfung

Sobald das Unternehmen das gekaufte Material erhalten hat, muss es überprüfen, ob die Lieferung mit der Bestellung übereinstimmt. In den Einkaufsverfahren wird angegeben, wer für die Durchführung der Überprüfung und die von ihm auszuführenden Aufgaben verantwortlich ist. In der Regel erfordern Einkaufsverfahren gemäß ISO 9001 einen Nachweis, dass das Material den technischen Spezifikationen entspricht, auf die in der Bestellung verwiesen wird.

Nicht konforme Artikel

Manchmal versenden sogar qualifizierte Lieferanten das falsche oder fehlerhafte Material. Die Materialprüfung erkennt solche Probleme und erstellt entsprechende Berichte. Nach ISO 9001 werden in solchen Berichten nicht konforme Elemente aufgelistet und Fehler detailliert aufgeführt. Das Unternehmen informiert den Lieferanten. Der Lieferant muss das Problem beheben, indem er häufig das Material ersetzt oder, wenn der Mangel nicht wichtig ist, geringfügige Änderungen vornimmt. Die Einkaufsverfahren beschreiben, wie nicht konforme Artikelprobleme gelöst werden müssen.

Korrekturmaßnahme

Wenn ein Unternehmen einen nicht konformen Artikelbericht ausstellt, kann der Bericht Korrekturmaßnahmen enthalten, die der Lieferant ergreifen muss, oder es kann dem Lieferanten überlassen werden, Maßnahmen zur Behebung des Problems zu ergreifen. In den Einkaufsverfahren muss festgelegt werden, wann der Lieferant bestimmte Korrekturmaßnahmen ergreifen muss, beispielsweise um das Material im Falle schwerwiegender Mängel zu ersetzen. In anderen Fällen können die Einkaufsverfahren eine Bewertung der Lieferanten-Korrekturmaßnahmen vorsehen, z. B. die erneute Überprüfung des eingehenden Materials, um festzustellen, ob die Lieferantenmaßnahmen zu akzeptablem Material geführt haben.

Ständige Verbesserung

Der Grund für die Implementierung von ISO9001-Qualitätsstandards ist die Verbesserung der Unternehmensabläufe in Bezug auf Qualitätsleistung und Kundenzufriedenheit. Bei Einkaufsvorgängen hilft die Sicherstellung von Qualitätsmaterialeingaben bei diesem Ziel. Solche Verbesserungen erfordern ein kontinuierliches Feedback zu Mängeln, um Probleme mit den Verfahren und der Überprüfung zu beheben. Berichte über nicht konforme Artikel müssen nicht nur zu einer Lösung der Materialmängel führen, sondern auch zu einer Korrektur der Praktiken, die zum Mangel geführt haben.

Lieferanten, die nach ISO 9001 qualifiziert sind, müssen über ein solches Feedback verfügen. Sie müssen auch nachweisen können, wie sie ihre Praktiken ändern, um Probleme mit dem gelieferten Material zu beheben. Einkaufsverfahren müssen einen solchen Prozess als Teil des Qualifizierungsprozesses spezifizieren. Der Feedback-Kreislauf zur kontinuierlichen Verbesserung ist eine Anforderung gemäß ISO 9001.