Die Nachteile, keine getrennten Aufgaben innerhalb der Buchhaltungsabteilung zu haben

Die Trennung oder Trennung von Buchhaltungsaufgaben bedeutet, die Aufgaben so zu unterteilen, dass verschiedene Personen die Transaktionsverarbeitung, Datenerfassung, Abschlusserstellung und Prüfung durchführen. Wenn Sie sich auf eine Person verlassen, um alle Buchhaltungsfunktionen zu übernehmen, kann dies zu mangelhaften internen Kontrollen, Buchhaltungsbetrug und einer missbräuchlichen Verwendung des Unternehmensvermögens führen.

Interne Kontrollen

Ein kleines Unternehmen wie ein Restaurant oder eine Arztpraxis verfügt möglicherweise nicht über eine Buchhaltungsabteilung mit Dutzenden von Mitarbeitern. Die alleinige Verantwortung des Büroleiters oder des Buchhalters für die Buchhaltung kann jedoch bedeuten, dass Fehler bei der Dateneingabe nicht erkannt werden - beispielsweise die Eingabe eines falschen Umsatzbetrags - oder schwerwiegende Fehler - beispielsweise das Vergessen, eine Transaktion aufzuzeichnen oder nicht zu zahlen die Rechnungen pünktlich. In einem vom Institute of Internal Auditors im April 2009 veröffentlichten Artikel schrieb der Leiter der Konzernrevision, Nick Stone, dass Inhaber kleiner Unternehmen beteiligt bleiben sollten. Zum Beispiel könnten sie monatliche Kontoauszüge überprüfen und regelmäßig für den Buchhalter ausfüllen. Diese Stichproben könnten als Überprüfungsmechanismus dienen, um ungewöhnliche Einträge und Trends zu erkennen.

Entdeckung eines Betruges

Eine unzureichende Aufgabentrennung könnte die Aufdeckung von Betrug erschweren. Beispiele für Betrug sind das Akzeptieren von Bargeld von Kunden, ohne die Transaktion in den Büchern des Unternehmens zu erfassen, das absichtliche Untermelden von Verkaufstransaktionen oder das Übermelden von Zahlungen an Lieferanten, das Verstecken von Rechnungen und Quittungen, das Verbergen von Verbindlichkeiten in außerbilanziellen Konten und das Einreichen irreführender Informationen an Wirtschaftsprüfer und Steuerbehörden. In einem vom Small Business Resource Network veröffentlichten Artikel schlägt die Wirtschaftsprüferin Eve E. Brown vor, dass die Aufgabentrennung es mindestens einer Person im Rechnungslegungsprozess ermöglicht, Betrugsfälle zu erkennen und zu melden. Stone schreibt, dass das Grundprinzip der Segregation darin besteht, dass kein Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern in der Lage sein sollte, Betrug im Rahmen ihrer normalen Pflichten sowohl zu verüben als auch zu verbergen.

Veruntreuung von Vermögenswerten

Die missbräuchliche Verwendung von Vermögenswerten kann auch auf eine unzureichende Aufteilung der Rechnungslegungsfunktionen zurückzuführen sein. Diese Risiken nehmen zu, wenn eine Person für den Umgang mit Vermögenswerten verantwortlich ist, Transaktionen im Unternehmensregister erfasst und die Salden am Ende einer Rechnungsperiode überprüft. Beispiele hierfür sind das Abschöpfen von Bargeld, bei dem das per Post und Scheck erhaltene Bargeld missbraucht werden kann, sowie betrügerische Gehaltsabrechnungsmodalitäten wie Barzahlungen an nicht vorhandene Mitarbeiter.

Überlegungen

Durch die Trennung der Buchhaltungsaufgaben werden Fehler und Betrug nicht beseitigt, sie können jedoch reduziert werden. Die größten Bilanzskandale der späten 1990er und 2000er Jahre betrafen häufig börsennotierte Unternehmen, die mehreren Aufsichtsbehörden vollständige finanzielle Angaben machen mussten. Bestechung, Interessenkonflikte und andere Korruptionsrisiken würden auch bei getrennter Rechnungslegung bestehen bleiben. Stone schlägt vor, dass diese Korruptionsrisiken übergeordnete Unternehmenskontrollen erfordern, wie z. B. Governance-Richtlinien und Richtlinien für Interessenkonflikte.