Was sind Eingangsreports im Rechnungswesen?

Wie Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung verwalten, kann Ihren geschäftlichen Cashflow beeinflussen oder beeinträchtigen. Wenn Rechnungen zu früh bezahlt werden, fließt das Geld früher als nötig ab. Wenn Rechnungen zu spät bezahlt werden, kann dies zu zusätzlichen Verspätungsgebühren und zu einer Belastung der Lieferantenbeziehungen führen. A / P-Berichte helfen Geschäftsinhabern, Verbindlichkeiten zu analysieren und Zahlungsentscheidungen zu treffen.

Grundlagen der Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung ist die Summe der Beträge, die ein Unternehmen Lieferanten schuldet. Wenn ein Unternehmen eine Rechnung von einem Lieferanten erhält, gibt ein Sachbearbeiter oder ein Buchhaltungspersonal die Rechnungsdetails in das Buchhaltungssystem ein. Wenn ein Benutzer eine Rechnung eingibt, belastet das Buchhaltungsinformationssystem die entsprechenden Aufwands- und Gutschriftkonten, bei denen es sich um ein Verbindlichkeitenkonto handelt. Wenn Sie beispielsweise eine Stromrechnung eingeben, werden die Stromkosten belastet und die Kreditoren gutgeschrieben.

Kreditorenbuchhaltung verwalten

Wenn ein Unternehmen über genügend Bargeld verfügt, kann es alle Rechnungen und Rechnungen sofort nach ihrer Eingabe in das Buchhaltungssystem bezahlen. Dies ist jedoch nicht immer praktisch oder sogar möglich. Wenn ein Anbieter eine Rechnung sendet, bevor er das Produkt oder die Dienstleistung liefert, möchte das Unternehmen möglicherweise warten, bis die Rechnung bezahlt ist. Rechnungen kommen oft zu Beginn oder am Ende des Monats, viele kleine Unternehmen haben nicht immer das Bargeld zur Hand, um alle Rechnungen sofort zu bezahlen.

Der A / P Aging Report

Der A / P-Alterungsbericht ist ein wichtiges Instrument, um Geschäftsinhabern die Verwaltung des Kreditorenprozesses zu erleichtern. Ein Eingangsbericht ist ein Standardbericht, in dem die Verbindlichkeiten in chronologischer Reihenfolge aufgeführt sind. Benutzer gruppieren in der Regel Konten, die jünger als 30 Tage, 30 bis 60 Tage und 90 Tage alt sind. Ein detaillierter Fälligkeitsbericht enthält Anbieternamen, Kaufdetails, Kaufdatum, Fälligkeitsdatum und andere Zahlungsbedingungen.

Bericht verwenden

Um den Cashflow zu optimieren, sollten Geschäftsinhaber in regelmäßigen Abständen, z. B. alle zwei Wochen, einen Eingangsbericht erstellen und Rechnungen bezahlen. In der Regel analysieren die Eigentümer den Bericht, um die ältesten Rechnungen zu begleichen, die im kommenden Monat fällig sind. Der A / P-Alterungsbericht kann Eigentümer auch über potenzielle Cashflow-Probleme informieren, bevor diese auftreten. Wenn ein Manager feststellt, dass in den nächsten 30 oder 60 Tagen ein ungewöhnlich hoher Betrag fällig wird, hat er mehr Zeit, um die Situation zu bewältigen. Um einen Cash-Crunch zu vermeiden, sollte sich der Manager an die Anbieter wenden und nach alternativen Zahlungsmodalitäten oder vorübergehenden Verlängerungen fragen.