Office-Verfahren und Richtlinien

Kleine Unternehmen starten häufig ohne ein umfassendes Unternehmenshandbuch, in dem die Verfahren und Richtlinien festgelegt sind, nach denen die Mitarbeiter arbeiten sollten. Wenn ein Unternehmen wächst und mehr Mitarbeiter beschäftigt, ist es wichtig, die Arbeitsweise der Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen zu vereinheitlichen. Dazu gehören die Vermeidung von Vorwürfen der Bevorzugung, die Straffung des Verwaltungsaufwands und die Vermeidung von rechtlichen Problemen.

Planung

Bevor Sie Richtlinien und Verfahren erstellen, wenden Sie sich an einen Arbeitsexperten, um sicherzustellen, dass alle staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften und Bestimmungen in Bezug auf Einstellung, Kündigung, Sicherheit und Verhalten am Arbeitsplatz eingehalten werden. Organisationen wie die Society for Human Resources Management bieten kostenlose Richtlinienbeispiele an, die Sie bei der Planung grundlegender Richtlinien und Verfahren unterstützen. Bitten Sie Ihre Abteilungsleiter, Manager und Mitarbeiter um Input. Geben Sie ihnen einen ersten Entwurf Ihrer Richtlinien und Verfahren, damit sie wissen, wonach Sie suchen, und um spezifisches Feedback zu Elementen zu erhalten, die Sie wahrscheinlich in Ihr Unternehmenshandbuch aufnehmen werden.

Orientierung

Ein Mitarbeiterhandbuch sollte grundlegende Bürorichtlinien und -verfahren für neue Mitarbeiter enthalten. Diese sollten Informationen zur Einreichung von Unterlagen bei der Personalabteilung sowie Informationen zur Leistungserfassung, zu Bürozeiten und -kleidung, zum Parken, zum Rauchen, zu Belästigungen, zu Klatsch und Tratsch sowie zu Pausen, Anträgen auf bezahlte Freistellung, Beschwerdeverfahren und Zahlungsverfahren enthalten. Überprüfen Sie Ihre Richtlinien mit einem Rechtsexperten, um sicherzustellen, dass Sie keine Richtlinien einführen, die eine bestimmte Klasse von Arbeitnehmern diskriminieren könnten. Institutsverfahren für die Erstattung von Ausgaben, einschließlich deren Genehmigung im Voraus und Einzelheiten zu den Methoden für die Übermittlung von Belegen und Erstattungsformularen.

Sicherheit

Erstellen Sie Richtlinien und Verfahren für die Sicherheit am Arbeitsplatz, indem Sie mit Ihrer Versicherung zusammenarbeiten und Informationen verwenden, die Sie von Ihrer staatlichen Arbeitsbehörde, der Arbeitsschutzbehörde und Ihrem Gebäudemanagement erhalten haben. Die Schulung der Mitarbeiter in Erster Hilfe und in der Verwendung von Sicherheitsausrüstung einschließen und mindestens eine jährliche Sicherheitsübung durchführen. Festlegen von Richtlinien zum Annehmen von Paketen, Zulassen von Besuchern, An- und Abmelden und Annehmen von Anrufen. Diese letztere Richtlinie hilft, Unternehmensspionage oder potenzielle Einbrüche zu verhindern, indem nicht autorisierten Mitarbeitern untersagt wird, telefonisch Informationen über das Unternehmen, die Geschäftszeiten, andere Mitarbeiter oder die Arbeitsabläufe zu erteilen. Schließen Sie Verfahren zur Reaktion auf Notfälle wie Feuer, Eindringlinge oder wetterbedingte Ereignisse ein.

Kommunikation

Nachdem Sie die Richtlinien und Verfahren erstellt haben, kommunizieren Sie sie effektiv an Ihre Mitarbeiter. Bereiten Sie das Mitarbeiterhandbuch vor, verteilen Sie es an Ihre Mitarbeiter und lassen Sie sie eine Bestätigung unterzeichnen, dass sie die Richtlinien, Verfahren und Richtlinien Ihres Unternehmens gelesen und verstanden haben und damit einverstanden sind. Geben Sie den Mitarbeitern zwei oder mehr Tage Zeit, um das Handbuch zu lesen und bestimmte Fragen zu stellen, bevor sie unterschreiben und ihr Bestätigungsformular zurücksenden.