So erstellen Sie eine Bedienungsanleitung für den Verwaltungsassistenten

Ein Verwaltungsassistent hält Ihre Führungskräfte und andere Mitarbeiter auf dem Laufenden, indem er das Büro mit Vorräten versorgt, Termine und Besprechungen plant und das Telefon nach Bedarf beantwortet. Die Verwaltungsassistenten, die für Ihr Unternehmen arbeiten, sind nur so gut wie die Bedienungsanleitung, die Sie für sie schreiben. Dieses Handbuch beschreibt die Erwartungen Ihres Unternehmens und erklärt das Klima und die Kultur. Verwenden Sie es, um zu erklären, wie bestimmte Aufgaben auszuführen sind und um die Verhaltensregeln festzulegen.

Erstellen Sie ein Deckblatt für die Bedienungsanleitung. Geben Sie dem Handbuch einen einfachen Titel, z. B. "Administrative Assistant Manual and Handbook". Fügen Sie den Namen Ihres Unternehmens und seine Adresse auf dem Deckblatt ein.

Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis auf der zweiten Seite. Listen Sie alle Themen auf, die Sie in diesem Handbuch behandelt haben, z. B. "Annehmen des Telefons und Nachrichten entgegennehmen", "Diktieren und Transkribieren" und "Bestellen von Büromaterial". Die Themen, die Sie auflisten, hängen von den Aufgaben der Verwaltungsassistenten ab. Enthalten Sie neben Anweisungen zum Ausführen von Aufgaben auch Inhalte wie "Abwesenheitsrichtlinien", "Pausen", "Leistungen und Gehälter" und andere relevante Informationen, die ein Assistent als Mitarbeiter benötigt.

Erstellen Sie eine Überschrift für jedes Thema.

Listen Sie die Schritte für jede Aufgabe mithilfe einer Liste mit Aufzählungszeichen oder einer nummerierten Liste auf, damit die Assistenten den Fortschritt der Aufgabe klar erkennen können. Nehmen Sie an, dass Sie keine Vorkenntnisse über die Aufgabe haben. Weisen Sie beispielsweise den Assistenten an, das Textverarbeitungsprogramm zu öffnen, um ein Dokument einzugeben.

Verwenden Sie eine klare Sprache, um zu beschreiben, wie die einzelnen Aufgaben ausgeführt werden. Schreiben Sie zum Beispiel "Beantworten Sie den Anruf mit" Hallo! Vielen Dank, dass Sie [Firmenname] angerufen haben. Dies ist [Ihr Name], wie kann ich Ihnen helfen? '', Um die Assistenten anzuweisen, wie sie den Anruf entgegennehmen sollen. Listen Sie die Informationen auf, die sie für den Anruf benötigen, wenn sie eine Nachricht entgegennehmen oder bevor sie den Anruf an eine andere Person weiterleiten. Beispielsweise sollte der Assistent den Namen des Anrufers, von dem aus er anruft, und den Zweck des Anrufs notieren.

Speichern und drucken Sie die Bedienungsanleitung. Stanzen Sie Löcher in die linke Seite des Papiers und legen Sie sie in den Binder ein.

Einzelteile, die Sie benötigen

  • Computer- und Textverarbeitungssoftware

  • Drucker

  • Papier

  • Locher

  • 2-Zoll-3-Ringbinder

Spitze

  • Bewahren Sie eine Sicherungskopie der Bedienungsanleitung auf, die auf Ihrem Computer gespeichert ist, damit Sie sie bei Bedarf überarbeiten und erneut drucken können.

Gehaltsinformationen 2016 für Sekretäre und Verwaltungsassistenten

Sekretäre und Verwaltungsassistenten verdienten 2016 nach Angaben des US Bureau of Labour Statistics ein durchschnittliches Jahresgehalt von 38.730 USD. Am unteren Ende verdienten Sekretäre und Verwaltungsassistenten ein Gehalt von 30.500 US-Dollar, was bedeutet, dass 75 Prozent mehr als diesen Betrag verdienten. Das Gehalt für das 75. Perzentil beträgt 48.680 USD, was 25 Prozent mehr Verdienst bedeutet. Im Jahr 2016 waren in den USA 3.990.400 Mitarbeiter als Sekretäre und Verwaltungsassistenten beschäftigt.