Steuerpflichten auf Personalaufwendungen

Die steuerlichen Verpflichtungen für den Personalaufwand hängen davon ab, wer den Aufwand bezahlt und ob er als Nebenleistung gilt oder nicht. Wenn der Arbeitnehmer die Kosten trägt und nicht erstattet wird, kann er in vielen Fällen einen Steuerabzug geltend machen. Die Erstattung durch den Arbeitgeber bedeutet, dass der Arbeitnehmer den Betrag in sein Einkommen einbeziehen muss, um den Abzug noch geltend zu machen. Nebenleistungen wirken sich jedoch in vielen Fällen sowohl auf den Arbeitnehmer als auch auf den Arbeitgeber aus.

Nebenleistungen

Sofern das IRS dies nicht ausdrücklich ausschließt, muss der Arbeitgeber den Geldwert einer Nebenleistung in das Entgelt des Arbeitnehmers einbeziehen. Dies bedeutet, dass sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer Einkommens- und Sozialversicherungssteuern auf diese Leistung entrichten müssen, der Arbeitgeber jedoch einen Steuerabzug für die Lohnkosten geltend machen kann. Einige Leistungen unterliegen jedoch nur der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer. Wenn der Arbeitnehmer einen Teil der Leistung selbst bezahlt, muss der Arbeitgeber diesen Betrag nicht in sein Einkommen einbeziehen und er ist nicht steuerpflichtig. Bietet der Arbeitgeber die Möglichkeit zur Inanspruchnahme bestimmter Nebenleistungen nur hochbezahlten leitenden Angestellten des Unternehmens und nicht den anderen Arbeitnehmern an, so muss das Unternehmen den Wert dieser Leistungen in sein Einkommen einbeziehen.

Vom Arbeitgeber bereitgestelltes Fahrzeug

Ein Arbeitgeber, der einem Mitarbeiter ein Fahrzeug zur persönlichen und geschäftlichen Nutzung zur Verfügung stellt, muss den Wert der Nutzung in das Einkommen des Mitarbeiters einbeziehen. Das IRS betrachtet dies als Nebenleistung und unterliegt der Einkommens- und Sozialversicherungssteuer. Wenn es sich bei dem Fahrzeug jedoch nicht um ein Fahrzeug handelt, das dem Mitarbeiter zum persönlichen Gebrauch dienen könnte, gibt es eine Ausnahme. Der Arbeitgeber kann einen Steuerabzug für die jährliche Abschreibung solcher Fahrzeuge verlangen und muss den Wert der Nutzung nicht als Einkommen ausweisen.

Studiengebührenermäßigung durch Bildungseinrichtung

Wenn eine Bildungseinrichtung einem ihrer Mitarbeiter eine Ermäßigung für Studiengebühren gewährt, muss der Arbeitgeber den Wert der Ermäßigung nicht als Einkommen ausweisen, wenn es sich um einen Bachelor-Abschluss einer der folgenden Personen handelt: ein aktueller Mitarbeiter, ein ehemaliger Mitarbeiter, der wegen einer Behinderung in den Ruhestand versetzt oder aus dem Dienst entlassen, die Witwe eines verstorbenen Arbeitnehmers oder eines Arbeitnehmers, der wegen einer Behinderung in den Ruhestand versetzt oder aus dem Dienst entlassen wurde oder von einer der vorgenannten Personen abhängig ist. Der Arbeitgeber kann auch Studiengebühren für die Abschlüsse eines Lehrers oder Angestellten, der Forschung betreibt, ausschließen.

Auslagen erstatten

Wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer die Geschäftskosten erstattet, die er aus eigener Tasche bezahlt, gestattet das IRS dem Arbeitgeber normalerweise, einen Steuerabzug für den Betrag dieser Erstattung zu fordern. Der Arbeitgeber weist die Kosten dem entsprechenden Konto zu, z. B. Reise- oder Unterhaltungskosten, wenn er die Kosten abzieht. Während die Reise- und Unterhaltungskosten zu 100 Prozent abziehbar sind, sind es nur 50 Prozent der Mahlzeiten.