Organisationstipps für Mitarbeiterdateien

Als Inhaber eines Kleinunternehmens ist es wichtig, genaue Mitarbeiterunterlagen vom Standpunkt der Personalabteilung aus zu führen und sicherzustellen, dass die Gesetze von Bund und Ländern eingehalten werden. Aufgrund ihrer Bedeutung müssen Mitarbeiterakten gut organisiert sein, damit Sie die Informationen finden, wann immer Sie sie benötigen. Mit ein paar Tipps können Sie ein effizientes System für Mitarbeiterakten entwickeln und verwalten.

Wählen Sie eine geeignete Methode

Wählen Sie eine Dateispeichermethode, die Ihrem persönlichen Stil und der Größe Ihres Unternehmens entspricht. Wenn Ihr Unternehmen sehr klein ist - zum Beispiel nur zwei oder drei Mitarbeiter -, können Sie Papierunterlagen in Manila-Ordnern aufbewahren, die in einem verschlossenen Aktenschrank gespeichert sind. Für ein größeres Unternehmen kann das Speichern von Datensätzen auf einem Computer wesentlich komfortabler sein. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Computerdateien mit Papierkopien sichern oder auf einer Diskette speichern.

Erstellen Sie standardisierte Formulare

Entwickeln Sie standardisierte Formulare für Aktivitäten, die alle Mitarbeiter betreffen, um Konsistenz und Genauigkeit sicherzustellen. Typische Formen können solche sein, die für Leistungsbeurteilungen, Disziplinarmaßnahmen und Gehaltsanpassungen verwendet werden. Standardisierte Formulare helfen Ihnen dabei, jeden Mitarbeiter fair zu behandeln und Unterlagen für Anklagepunkte wie Diskriminierung bereitzustellen.

Ordnen Sie die Dateien chronologisch an

Um das Auffinden von Objekten zu vereinfachen, sollten Sie Dokumente in chronologischer Reihenfolge ablegen. Dies gilt insbesondere für Papierablagesysteme. Beginnen Sie jede Datei mit neuen Unterlagen, die Angaben wie Bewerbung, Lebenslauf, Steuern und behördliche Formulare wie W-4 und I-9, eine schriftliche Stellenbeschreibung und Kontaktinformationen für Notfälle enthalten. Fügen Sie jedes neue Element hinzu, wenn es auftritt, z. B. eine jährliche Leistungsbewertung. Sie können für jeden Mitarbeiter Unterordner erstellen, z. B. Informationen zu neu eingestellten Mitarbeitern und Leistungsbeurteilungen, und die Dokumente in jedem Ordner chronologisch anordnen.

Unterzeichnete Vereinbarungen einschließen

Wenn in Ihrem Unternehmen Richtlinien wie Wettbewerbsverbote, Nichteinhaltungsvereinbarungen, ein Verhaltenskodex oder Regeln für sexuelle Belästigung enthalten sind, stellen Sie sicher, dass Sie eine unterschriebene Bestätigung erhalten, dass der Mitarbeiter alle gelesen und verstanden hat, und bewahren Sie diese auf. Dies schützt Sie, falls Sie einen Mitarbeiter wegen Verstoßes gegen eine dieser Vereinbarungen kündigen müssen.

Heikle Informationen

Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter das Recht haben, ihre Mitarbeiterdateien einzusehen. Dies bedeutet, dass Sie mit den von Ihnen eingegebenen Informationen vorsichtig sein sollten. Wenn Sie beispielsweise entzündliche schriftliche Kommentare zur ethnischen Zugehörigkeit oder sexuellen Ausrichtung eines Mitarbeiters abgeben, können Sie sich einer möglichen Klage öffnen.