Spesenabrechnung

Die Spesenabrechnung ist sowohl für das Management als auch für die Mitarbeiter einer der schwierigsten Bereiche der Geschäftswelt. Viele Mitarbeiter tippen manchmal Berichte auf, um zu ihren Vorgesetzten zurückzukehren, während die Verantwortlichen befürchten, dass Spesenabrechnungen zu viel Unternehmensgewinn verschlingen. Hier sind einige kurze Richtlinien, an die alle Mitarbeiter denken sollten, wenn sie Ausgaben zusammenstellen.

Legen Sie eine Richtlinie zum Löschen fest

Erklären Sie den Mitarbeitern die Regeln für die Spesenabrechnung und erinnern Sie sie immer wieder daran. Nur weil einem Neuvermieter beispielsweise mitgeteilt wurde, dass Kaffee mit einem Kunden während der zwei Tage, in denen der neue Mitarbeiter Papierkram einreichte, keine Kosten darstellte, heißt das nicht, dass er sich in fünf Monaten daran erinnern wird. Vermeiden Sie jedoch lange Firmentreffen zu diesem Thema. Das ist eine andere Möglichkeit für die Menschen, die Politik zu vergessen.

Automatische Ausgaben

Die Bundesregierung legt einen Meilensatz fest, den Unternehmen und Einzelpersonen für Fahrten außerhalb des Pendelverkehrs abziehen müssen. Die meisten Unternehmen entschädigen ihre Mitarbeiter für geschäftliches Fahren. Verwenden Sie am besten den Bundes- oder Meilentarif, der von ähnlichen Unternehmen verwendet wird, um Beschwerden von Mitarbeitern zu vermeiden. Stellen Sie immer sicher, dass Sie nach Meilennachweisen fragen, um Ansprüche zu belegen.

Computerisierung

Auch wenn immer mehr Büros am Arbeitsplatz auf Computer umsteigen, müssen Mitarbeiter in vielen Unternehmen die Spesenformulare immer noch von Hand ausfüllen. Dies funktioniert möglicherweise für ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, aber größere Unternehmen möchten möglicherweise eine computergestützte Version des Formulars erstellen. Das erleichtert den Buchhaltern auf lange Sicht.

Befragung von Berichten

Einer der bekannteren Fälle, in denen ein Mitarbeiter falsche Berichte verfasste, war der frühere New York Times-Reporter Jayson Blair, der Quittungen für Decken überreichte, die er in Brooklyn gekauft hatte, als er eigentlich in Virginia arbeiten sollte. Er wurde erst gefasst, als er entdeckte, dass er Geschichten plagiierte. Die Lektion besteht darin, Berichte zu überprüfen, da Anzeichen für andere Probleme vorliegen können, mit denen ein Mitarbeiter konfrontiert ist.