Was ist das Erstattungsaufwandseinkommen?

Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind oder zu Hause für ein Unternehmen arbeiten, kann Ihr Arbeitgeber Ihnen möglicherweise Ihre Geschäftskosten erstatten. Abhängig davon, wie Sie Erstattungen erhalten, können Sie für das erhaltene Geld eine Steuerschuld erleiden. Der Internal Revenue Service erkennt zahlreiche übliche Erstattungsvereinbarungen an, und jede Art von Vereinbarung hat ihre eigenen Berichtspflichten. Während der IRS verlangt, dass Sie bestimmte Erstattungen als Einnahmen ausweisen, können Sie auch Steuerabzüge für bestimmte Arten von Ausgaben vornehmen.

Aufwandsentschädigungen

Unternehmen zahlen bestimmten Mitarbeitern häufig Aufwandsentschädigungen als Teil ihres regulären Entgelts. Beispielsweise zahlt Ihnen ein Arbeitgeber möglicherweise ein monatliches Gehalt von 6.000 US-Dollar zuzüglich 2.000 US-Dollar für Ausgaben wie das Home Office oder die Kosten für Unterkunft und Verpflegung auf Reisen. In solchen Fällen verlangt der Arbeitgeber normalerweise, dass Sie Ihre eigenen Geschäftskosten bezahlen, ohne eine Spesenabrechnung zur Erstattung einzureichen. Wenn Sie auf diese Weise eine regelmäßige Aufwandsentschädigung erhalten, müssen Sie Ihre Aufwandsentschädigung als Einkommen ausweisen. Mit dem IRS können Sie jedoch Steuerabzüge für bestimmte geschäftliche Ausgaben vornehmen, z. B. für das Home Office, die Unterkunft, den Transport, die Mahlzeiten und die Unterhaltungskosten.

Rechenschaftspflichtige Pläne

Wenn Sie Erstattungen für Geschäftsausgaben im Rahmen eines Accountable-Plans erhalten, müssen Sie das erhaltene Geld in der Regel nicht als Einkommen ausweisen. Damit Ihr Rückerstattungsplan als Plan für die Rechenschaftspflicht anerkannt wird, müssen Sie Ihrem Arbeitgeber geschäftsbezogene Ausgaben melden, Ihr Arbeitgeber muss Ihnen nur die tatsächlichen Kosten Ihrer Ausgaben erstatten, und Sie müssen Ihrem Arbeitgeber alle Beträge zurückerstatten, die über Ihr tatsächliches Geschäft hinausgehen Kosten. Wenn die Erstattungsvereinbarung Ihres Unternehmens alle vom IRS festgelegten Plananforderungen erfüllt und Sie die Bedingungen des Plans einhalten, wird das Unternehmen Erstattungen in der Regel nicht als Einkommen auf Ihrem Formular W-2 ausweisen und Sie müssen die Zahlungen nicht ausweisen.

Nicht rechenschaftspflichtige Pläne

Das IRS betrachtet jede Rückerstattungsvereinbarung, die die Anforderungen eines Rechenschaftsplans nicht erfüllt, als nicht rechenschaftspflichtigen Plan. Wenn Sie beispielsweise Reisekostenerstattungen erhalten, die Ihre tatsächlichen Kosten übersteigen, betrachtet das IRS eine solche Vereinbarung als einen nicht rechenschaftspflichtigen Plan. Unternehmen, die nicht rechenschaftspflichtige Pläne verwenden, müssen Ihre Erstattungen auf Ihrem Formular W-2 als Einkommen ausweisen. Wenn Sie Erstattungen im Rahmen eines nicht rechenschaftspflichtigen Plans erhalten, müssen Sie das erhaltene Geld als Einkommen ausweisen. Mit dem IRS können Sie jedoch geschäftsbezogene Kosten wie bestimmte Transport-, Reise- und Unterhaltungskosten abziehen. In bestimmten Fällen kann ein Unternehmen Ihr zu versteuerndes Einkommen auf Ihrem Formular W-2 reduzieren, um Ihnen die Kosten zu erstatten. Der IRS betrachtet diese Art der Vereinbarung auch als einen nicht rechenschaftspflichtigen Plan.

Erstattungen für Selbständige

Wenn Sie als Auftragnehmer arbeiten, müssen Sie Ihrem Kunden alle geschäftlichen Aufwendungen melden, um eine Steuerschuld zu vermeiden. Die Arbeitgeber melden in der Regel alle an die Auftragnehmer gezahlten Beträge unter Verwendung des Formulars 1099-MISC als Einkommen. Wenn Sie Ihrem Kunden keine Kostenabrechnung zur Verfügung stellen, kann es schwierig sein, einen Steuerabzug für Ihre Kosten zu erhalten. Wenn Sie Ihrem Kunden eine angemessene Abrechnung Ihrer Ausgaben zur Verfügung stellen, können Sie einen Steuerabzug für von der IRS zugelassene geschäftsbezogene Ausgaben vornehmen. In bestimmten Fällen können Sie jedoch nur einen Teilabzug für bestimmte Arten von Ausgaben vornehmen, z. B. für Unterhaltungs- und Verpflegungskosten.