So erstellen Sie ein Spesenabrechnungsblatt

Eine Möglichkeit, Ihre Geschäftsausgaben zu kontrollieren, besteht darin, dass die Mitarbeiter Spesenabrechnungen einreichen. Das Erfordernis der Genehmigung von Ausgaben vor dem Kauf und der Dokumentation nach dem Kauf sowie das Erstellen von Ausgabenbeschränkungen und Richtlinien tragen dazu bei, die Ausgaben für Reise- oder Projektarbeiten zu senken. Mithilfe einer einfachen Tabelle können Sie professionelle Spesenabrechnungsformulare für Ihr Unternehmen erstellen. Viele Websites bieten kostenlose Spesenabrechnungsvorlagen, die Sie verwenden können, einschließlich kommerzieller und universitärer Websites, auf denen ihre Spesenabrechnungen für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

Spesenabrechnungen vs. Bestellungen

Spesenabrechnungen unterscheiden sich häufig von Erstattungsanträgen für Bestellungen darin, dass sie Ausgaben beinhalten, die nicht im Voraus bezahlt werden können, eine Art von Reise beinhalten oder mit persönlichem Training verbunden sind. Wenn eine Mitarbeiterin beispielsweise an einem Workshop vor Ort teilnimmt, kann sie eine Spesenabrechnung für ihr Parken, Mittagessen und alle Materialien, die sie auf der Veranstaltung gekauft hat, einreichen. Sie würde eine Bestellanfrage für die Registrierungsgebühr im Voraus einreichen.

Überprüfen Sie Ihre Ausgabenrichtlinien

Überprüfen Sie Ihre Ausgaberichtlinien, bevor Sie mit der Erstellung eines Spesenabrechnungsblatts beginnen. Wenn Sie keine schriftliche Richtlinie haben, sollten Sie eine erstellen. Auf diese Weise können Sie Mitarbeiter bei ihren Ausgaben unterstützen und Beschwerden über nicht erstattungsfähige Ausgaben reduzieren. Zu Ihren Richtlinien gehört möglicherweise die Übermittlung einer Spesenabrechnung vor Reiseantritt, die von einem Vorgesetzten genehmigt werden muss. Sie können die täglichen Ausgaben für Lebensmittel einschränken, Regeln für Trinkgelder festlegen, festlegen, dass Mitarbeiter Quittungen anstelle von Kreditkartenabrechnungen einreichen und Quittungen für Einkäufe einreichen, die einen bestimmten Betrag überschreiten.

Entscheiden Sie sich für Ihre Informationsfelder

Entscheiden Sie in der Spesenabrechnung, was Sie möchten, und arbeiten Sie mit Ihren Managern und dem Buchhalter zusammen. Fügen Sie oben auf dem Blatt Platz für den Namen des Mitarbeiters, die Abteilung, den Zweck der Ausgabe, das Reisedatum und den Namen des Vorgesetzten ein. Häufige Felder für Spesenabrechnungen sind Transport, Unterkunft, Mahlzeiten, Taxis, Unterhaltung, Versand und Trinkgeld. Beispiele für den Versand sind, dass ein Mitarbeiter Kisten an eine Messe sendet oder Muster an sein Hotel sendet, um beispielsweise einen potenziellen Kunden vorzustellen. Listen Sie die Ausgabenbereiche oben auf dem Blatt auf und geben Sie die Beträge in leere Felder ein. Geben Sie neben den Ausgabenfeldern auch Bereiche an, die von den Vorgesetzten genehmigt werden müssen. Sie können ein Blatt erstellen, das Schätzungen vor der Reise enthält und Felder enthält, die Manager durch Unterschrift oder Initialen genehmigen können. Sie können dann Felder für tatsächliche Ausgaben, die Mitarbeiter nach ihren Reisen eingeben, und gleichzeitige Felder für die Genehmigung durch den Supervisor nach der Reise haben.

Codes erstellen

Abhängig davon, wie viele Mitarbeiter Ihre Berichte verwenden, möchten Sie möglicherweise bestimmten Feldern Codes zuweisen, um Ihrem Buchhalter die Nachverfolgung von Daten zu erleichtern. Wenn Sie beispielsweise jeder Abteilung einen Code zuweisen, können Sie schnell feststellen, wie viel einer Ihrer Manager für Reisen oder Mahlzeiten ausgibt. Sie können Buchstabencodes wie A, B und C für Abteilungen und Zahlen wie 01, 02 und 03 für Ausgaben verwenden. Ihr Buchhalter könnte dann A02 verwenden, um die Ausgaben für eine bestimmte Ausgabe für eine bestimmte Abteilung zu ermitteln.

Überlegungen

Einige Mitarbeiter erfassen Nebenkosten in ihren Hotelrechnungen und übermitteln dann eine Kreditkartenabrechnung, in der nur die Gesamtrechnung ohne Detail angegeben ist. Fordern Sie die Mitarbeiter auf, Hotelzimmerrechnungen zur Erstattung einzureichen. Vermeiden Sie, dass Mitarbeiter Flugpreise buchen, die auf der Anzahl ihrer Vielfliegerpunkte basieren, anstatt auf den niedrigsten Kosten, indem Sie Ihre Buchhaltungsperson veranlassen, Flüge zu überprüfen und zu genehmigen. Wenn Sie für häufige Reisen bezahlen, sollten Sie Mitarbeiterreisen buchen und Vielfliegermeilen oder -punkte für Ihr Unternehmen einbehalten. Möglicherweise erhalten Sie zwei oder mehr kostenlose Reisen pro Jahr, die Sie für Geschäftsreisen nutzen können.