Phasen des Auditprozesses

Ein Audit kann eine unangenehme Überraschung sein oder eine willkommene Gelegenheit, die Angelegenheiten Ihrer Organisation in Ordnung zu bringen. Während einige Prüfungen - wie die vom IRS durchgeführten - eine Überraschung darstellen, beauftragen einige Unternehmen unabhängige externe Prüfer mit der Durchführung einer geplanten Prüfung. Unabhängig von der Art der Prüfung, an der ein Unternehmen beteiligt ist, wird der Prüfer wahrscheinlich dieselben vier Phasen für die Durchführung der Prüfung verwenden.

Planen des Prüfungsumfangs

In der Planungsphase bemüht sich der Prüfer zu verstehen, welche Art von Dokumentation benötigt wird, sammelt Dokumente aus früheren Prüfungen und sammelt vorläufige Aussagen von Beteiligten. In der Planungsphase beginnt der Abschlussprüfer auch mit der Planung des Prüfungsumfangs und der Festlegung des Prüfungsziels. In einigen nicht sensiblen Fällen wird ein Schreiben an den Prüfungsausschuss der internen Organisation gesendet, um die Gruppe über die bevorstehende Prüfung zu informieren.

Durchführung einer vorläufigen Überprüfung

Der Prüfer beginnt, die Arbeitsweise eines Unternehmens zu bewerten und die internen Prozesse der Organisation zu berücksichtigen. Wenn einer dieser Prozesse es dem Prüfer nicht ermöglicht, die Prüfung so durchzuführen, wie er es geplant hatte, kann er sich anpassen, um den Unterschieden zwischen seinen Annahmen und der Art und Weise, wie die Organisation tatsächlich arbeitet, Rechnung zu tragen. Wenn ein Wirtschaftsprüfer beispielsweise davon ausgeht, dass nur einige wenige Mitarbeiter Zugriff auf die Buchhaltungssoftware des Unternehmens haben, müssen möglicherweise viele Mitarbeiter neu bewerten, wie er die Prüfung durchführen möchte.

Der Prüfer hält eine Eingangskonferenz mit der geprüften Organisation ab und berücksichtigt gegebenenfalls die Empfehlungen der Organisation. Einige der Prozesse, die besprochen werden könnten, umfassen, wie ein interner Buchhalter Einkäufe mit Portokasse genehmigt, wie ein Mitarbeiter Zugriff auf eine Firmenkreditkarte erhält und wie Meilen erstattet werden.

Abschluss der Feldarbeit

Der Prüfer wird beginnen, Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen der Organisation zu befragen, um deren allgemeine Praktiken und Prozesse zu verstehen. Der Auditor führt diese Arbeiten häufig vor Ort durch. Der Prüfer kann in dieser Phase feststellen, ob die Abläufe und Prozesse der Organisation so effektiv sind, wie sie sollten.

Der Prüfer identifiziert auch eindeutig die Bereiche, die nicht konform sind oder die weniger effektiv sind, als sie sein müssen. Beispielsweise kann er feststellen, dass eine Organisation keine Aufzeichnungen oder Dokumente als bundesstaatliche oder lokale gesetzliche Mandate führt.

Erstellung eines schriftlichen Auditberichts

Alle in den ersten drei Phasen geleisteten Arbeiten münden in die Erstellung und Übermittlung des Auditberichts. Neben der Ermittlung von verbesserungsbedürftigen Bereichen enthält der Prüfungsbericht auch Empfehlungen, in denen die Prozesse aufgeführt sind, die die Organisation zur Verbesserung ihrer Funktionsweise ausführen kann.

Beispielsweise kann ein Prüfer empfehlen, dass eine Organisation eine zusätzliche Ebene von Genehmigungen hinzufügt, bevor ein Vorgesetzter in der Lage ist, Einkäufe zu genehmigen. Zwischen dem Abschlussprüfer und der Geschäftsleitung findet eine Ausgangskonferenz statt, um die Ergebnisse der Prüfung zu erörtern.