Geschäftssprache Etikette

Im Umgang mit Kunden, Mitarbeitern und potenziellen Kunden ist es wichtig, ein professionelles Image zu pflegen. Ob Sie von Angesicht zu Angesicht, per E-Mail oder Telefon kommunizieren, achten Sie immer auf professionelle Sprache und einen taktvollen Kommunikationsstil. Während Telefon-, E-Mail- und persönliche Gespräche ihre eigenen Etikette-Regeln haben, kann ein wenig Höflichkeit in jedem Szenario viel bewirken.

Stelle dich vor

Wenn Sie einen Anruf tätigen, sich in eine Telefonkonferenz einwählen oder neue Leute treffen, stellen Sie sich vor. Nennen Sie Ihren Namen, Ihre Rolle und, wenn es die Situation erfordert, Ihren Geschäftssitz. Wenn Sie jemanden persönlich treffen, geben Sie ihm einen festen Handschlag und wiederholen Sie die Namen der Personen, denen Sie in Ihrem Kopf begegnen. Wenn Sie die Namen der Personen nennen, die Sie gerade kennengelernt haben, können Sie sich später besser an sie erinnern.

Titel verwenden

Nicht jeder am Arbeitsplatz muss oder möchte als Herr oder Frau angesprochen werden. Wie sich jemand Ihnen vorstellt, ist die Erwartung, von Ihnen angesprochen zu werden. Wenn Sie jemanden ansprechen, der einen hohen Stellenwert im Unternehmen oder bei einem Kunden hat, sprechen Sie ihn im Allgemeinen mit dem richtigen Titel an.

Richtige Grammatik

Wenden Sie beim Schreiben und Sprechen grammatikalische Regeln an. Verwenden Sie vollständige Sätze. Verwenden Sie in E-Mails die richtige Groß- und Kleinschreibung und überprüfen Sie Ihre Arbeit auf Rechtschreibung. Halten Sie Ausrufezeichen auf ein Minimum. Slang und Emoticons gehören nicht zum professionellen Austausch. Nicht jeder Austausch muss formal sein, aber verwenden Sie nicht den gleichen zufälligen Ton mit Ihrem Chef, den Sie mit Ihren Mitarbeitern verwenden.

Professioneller Ton

Beleidigen Sie nicht das Management oder Ihre Mitarbeiter, beschimpfen Sie Ihre Mitarbeiter nicht und verwenden Sie keine Schimpfwörter am Arbeitsplatz. Das Büro ist nicht der richtige Ort, um Ihre arbeitsbedingten Beschwerden beiläufig auszutragen. Private E-Mails können leicht an unbeabsichtigte Personen weitergeleitet werden, und private Gespräche können abgehört werden, was Ihre Verlegenheit und mögliche Sanktionen Ihres Arbeitgebers zur Folge hat. Auch wenn Sie mit den Personen befreundet sind, mit denen Sie zusammenarbeiten, beschränken Sie sich beim Bürogespräch auf arbeitsbedingte Probleme. Vermeiden Sie Umgangssprache und Jargon. Vermeiden Sie auch empfindliche Motive. Persönliche und intime Gespräche sind für den Arbeitsplatz nicht geeignet. Politik, finanzielle Situation, religiöse Überzeugungen und politische Ideologien sind tabu. Bleib weg von krassem und nicht farbigem Humor.

Körpersprache

Achten Sie auf die Körpersprache. Halten Sie eine gute Körperhaltung und halten Sie Augenkontakt. Wenn Sie sich präsentieren, schauen Sie sich die Person an, die Sie ansprechen, und lümmeln Sie nicht. Seien Sie wachsam und bestätigen Sie den Sprecher ständig. Denken Sie daran, den persönlichen Raum zu respektieren. Halten Sie mindestens einen Fuß zwischen sich und der Person, mit der Sie sprechen. Berühren Sie auch nicht die Person, mit der Sie sprechen. Obwohl es Ihnen vielleicht nichts ausmacht, wenn jemand beim Sprechen Ihren Arm oder Ihre Schulter berührt, kann es andere unangenehm machen.

E-Mail-Betreffzeile

Beschreiben Sie in E-Mails den Betreff der E-Mail in der Memo-Zeile. Leser schätzen das Heads-up zu dem, was sie lesen möchten, und können E-Mails besser priorisieren, wenn sie den Inhalt verstehen. Ein klarer und spezifischer Betreff hilft Ihnen und dem Empfänger, die E-Mail später zu finden.

Freisprecheinrichtung verwenden

Fragen Sie, bevor Sie die Freisprecheinrichtung verwenden. Die meisten Leute werden wissen wollen, ob außer Ihnen noch andere in der Leitung sind. Wenn es sich um ein Einzelgespräch handelt, verwenden Sie keine Freisprecheinrichtung. Leute können annehmen, dass Sie Multitasking betreiben und Ihre volle Aufmerksamkeit nicht auf den Anruf gerichtet ist, wenn Sie am Lautsprecher sitzen.

Voicemail-Etikette

Beobachten Sie einen professionellen Ton für Ihre Voicemail. Halten Sie Ihre ausgehende Nachricht einfach und professionell. Wenn Sie längere Zeit nicht am Telefon sind, erklären Sie, dass Sie nicht im Büro sind, und geben Sie Ihr Rückgabedatum an. Möglicherweise möchten Sie auch eine alternative Kontaktperson für Ihre Abwesenheit angeben. Wenn Sie eine Nachricht auf der Voicemail oder dem Anrufbeantworter einer Person hinterlassen, geben Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und eine kurze Erläuterung Ihres Anrufs an. Seien Sie wieder professionell. Wenn Sie eine Nachricht mit dem Assistenten oder der Sekretärin einer anderen Person hinterlassen, hinterlassen Sie die gleichen Informationen.