Berechnung der PKW- und LKW-Aufwendungen und Abschreibungen für das IRS

Der Internal Revenue Service ermöglicht normale und notwendige Transportkosten als Abzug vom Geschäftseinkommen für ein im Geschäft verwendetes Auto oder einen LKW. Wenn sich das Fahrzeug im Eigentum des Unternehmens befindet, kann es mit gewissen Einschränkungen über einen Zeitraum von fünf Jahren abgeschrieben werden.

1.

Zeichnen Sie den Anfangs- und Endstand des Fahrzeugs jedes Jahr auf, um die insgesamt gefahrenen Kilometer zu berechnen. Führen Sie eine detaillierte Aufzeichnung aller Meilen, die mit der geschäftlichen Nutzung zusammenhängen. Dies schließt lokale Kilometer (keine Übernachtfahrten) ein, die von Ihrem Hauptgeschäftsstandort zu einem anderen Arbeitsstandort, zu einem Kunden- oder Kundenstandort, zur Teilnahme an geschäftlichen Besprechungen, Konventionen oder Seminaren in Bezug auf Ihr Geschäft, zur Abholung von Verbrauchsmaterialien oder Produkten und zur Inanspruchnahme der Fahrzeug gewartet oder repariert. Die IRS verlangt eine zeitgleiche Aufzeichnung aller Geschäftskilometer, um einen Abzug zu fordern. Dies bedeutet, dass Sie jeden Tag, an dem Sie das Auto oder den LKW für geschäftliche Zwecke nutzen, ein Tagebuch oder ein Protokoll führen, in das Sie Geschäftsmeilen und den Geschäftszweck der Reise eintragen. Eine geschäftliche Nutzung für Übernachtungsreisen ist ebenfalls abzugsfähig, diese Nutzung wird jedoch als Reisekosten eingestuft und sollte getrennt nachverfolgt und erfasst werden.

2.

Bewahren Sie Belege für alle Fahrzeugwartungen und -reparaturen, Benzin und Öl, Park- und Mautgebühren, Garagen- oder Raummieten, Autoversicherungsprämien, Reifen und Fahrzeugzulassungen auf. Wenn das Fahrzeug geleast ist, bewahren Sie die Quittungen für die Leasingzahlungen auf. Wenn es finanziert ist, führen Sie ein Protokoll über die Zinszahlungen für das Darlehen. Buchhaltungssoftware ist hilfreich beim Aufzeichnen, Organisieren und Verfolgen dieser Ausgaben. Das Scannen der Belege auf Ihrem Computer oder einem elektronischen Speichergerät kann dazu beitragen, die Stapel von Papierbelegen auf ein Minimum zu beschränken.

3.

Verwenden Sie eine Abschreibungstabelle, um den zulässigen Abschreibungsaufwand jedes Jahr zu berechnen. Das IRS begrenzt den gesamten abschreibungsfähigen Wert von Pkw und Lkw sowie die Höhe der jährlich zulässigen Abschreibungsaufwendungen. In einigen Fällen kann der gesamte abschreibungsfähige Wert des PKW oder LKW im ersten Nutzungsjahr als Aufwand nach § 179 erfasst werden. In den Folgejahren sind nur die tatsächlichen Betriebsausgaben abzugsfähig.

4.

Entscheiden Sie, ob Sie während des ersten Jahres, in dem das Fahrzeug in Betrieb ist, die tatsächlichen Ausgaben oder den normalen Kilometerabzug geltend machen möchten. Das IRS legt den Standardkilometerzins jedes Jahr fest und passt ihn an Änderungen der Betriebskosten eines Fahrzeugs an. Wenn Sie das Fahrzeug in einen Abschreibungsplan aufnehmen, können Sie den Standardkilometerzins nicht übernehmen. Stattdessen müssen Sie den Abschreibungsbetrag zuzüglich der tatsächlichen Ausgaben für das Jahr berechnen. Berechnen Sie den Abzug der Fahrzeugkosten in beide Richtungen: Verwenden Sie die Abschreibung (wenn das Unternehmen das Fahrzeug besitzt) und die tatsächlichen Ausgaben und berechnen Sie sie dann mit dem Standardkilometerzins neu. Vergleichen Sie die Ergebnisse, um festzustellen, welche Methode die bessere Ableitung ist. Wenn Sie die tatsächlichen Ausgaben im ersten Jahr verwenden, können Sie in späteren Jahren nicht auf den Standardkilometerabzug umstellen. Wenn Sie eine Flotte von fünf oder mehr Fahrzeugen haben, können Sie den Standardkilometerstand nicht einhalten.

5.

Fordern Sie nur den Geschäftsnutzungsteil der Aufwendungen und Abschreibungen an, wenn Sie das Auto oder den LKW auch als persönliches Fahrzeug verwenden. Wenn Sie beispielsweise das Fahrzeug insgesamt 16.000 Meilen pro Jahr fahren, aber nur 12.000 Meilen für geschäftliche Zwecke sind, können Sie 75 Prozent der Ausgaben und Abschreibungen als Geschäftsausgaben geltend machen. Wenn Sie den Standardmeilensatz verwenden, multiplizieren Sie den Satz mit 12.000 Meilen, um den abziehbaren Betrag zu berechnen.

Dinge benötigt

  • Buchhaltungssoftware für Unternehmen
  • Abschreibungsplan
  • Meilenzahlprotokoll
  • Scan-Software (optional)