So überprüfen Sie Spesenabrechnungen

Anstatt Firmenkreditkarten auszustellen, ermächtigen kleine Unternehmen manchmal bestimmte Firmenmitarbeiter, Einkäufe für das Unternehmen zu tätigen oder Erstattungen für Gegenstände zu erhalten, die der Mitarbeiter für Firmenzwecke zur Verfügung stellt, z. B. Mobiltelefone oder die Nutzung eines persönlichen Fahrzeugs. Ein Mitarbeiter des Rechnungswesens sollte jede Spesenabrechnung sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass die für die Erstattung geltend gemachten Spesen im Bericht korrekt ausgewiesen sind, den Unternehmensrichtlinien entsprechen und mit den korrekten Beträgen berechnet werden. Wenn Ihre Mitarbeiter die Erstattung von Meilen geltend machen, anstatt tatsächliche Gasbelege vorzulegen, unterscheidet sich die Methode zur Überprüfung dieses Erstattungsgegenstands geringfügig von der Überprüfung von Gegenständen mit Belegen.

Ausgaben mit Quittungen

1.

Ordnen Sie die Belege in der auf der Spesenabrechnung angegebenen Reihenfolge an. Notieren Sie sich alle Ausgabenposten, für die Sie keine Quittung erhalten haben.

2.

Überprüfen Sie die erste Quittung, um sicherzustellen, dass sie legitim und nicht fragwürdig ist, z. B. von einem PC gedruckt. Alle Rückerstattungsanträge für Artikel, z. B. ein geschäftlich genutztes Mobiltelefon, sollten eine Kopie der gesamten Telefonrechnung mit dem Namen und der Telefonnummer des Mitarbeiters auf der Rechnung enthalten. Überprüfen Sie die Restaurantbelege, um sicherzustellen, dass der gegebene Tipp den Unternehmensrichtlinien entspricht, sofern vorhanden.

3.

Vergleichen Sie die Quittung mit der ersten Position in der Spesenabrechnung, um sicherzustellen, dass Betrag, Datum und Beschreibung der Spesen richtig aufgeführt sind.

4.

Überprüfen Sie die ordnungsgemäße Genehmigung durch die Geschäftsführung, wenn der Mitarbeiter die Genehmigung der Geschäftsführung in der Spesenabrechnung einholen muss.

5.

Ermitteln Sie, ob der Aufwand den allgemeinen Unternehmensrichtlinien entspricht, und ordnen Sie dem Aufwandsposten für die Kreditorenbuchhaltung in diesem Fall ein Sachkonto zu.

6.

Wiederholen Sie den Überprüfungsvorgang für jeden Posten in der Spesenabrechnung.

7.

Informieren Sie den Mitarbeiter über Artikel, die nicht ordnungsgemäß dokumentiert sind oder nicht den Unternehmensrichtlinien für die Rückerstattung entsprechen.

8.

Addieren Sie alle genehmigten Posten und initialisieren Sie die Summe in der Spesenabrechnung als genehmigt oder passen Sie die Summe und die Initiale bei Bedarf an.

Meilengutachten

1.

Überprüfen Sie jeden besuchten Standort oder Kunden, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter einen legitimen Geschäftszweck für den Besuch hatte.

2.

Wählen Sie nach dem Zufallsprinzip 10 Prozent der im Bericht aufgeführten Kilometerstandorte aus und überprüfen Sie die Kilometergenauigkeit mit einer Internet-Kartensoftware wie Mapquest.

3.

Wenden Sie sich regelmäßig an einige der besuchten Kunden, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter tatsächlich Verkaufsgespräche führt.

4.

Vergleichen Sie die in der Spesenabrechnung verwendeten Meilen pro Tag mit dem aktuellen Tagessatz des Internal Revenue Service.

5.

Überprüfen Sie die Berechnung der Gesamtkilometerleistung und die Berechnung der Gesamtkilometerleistung mal dem Tagessatz auf Richtigkeit.

6.

Initialisieren Sie die gesamte Meilenrückerstattung wie genehmigt.

Dinge benötigt

  • Spesenabrechnung
  • Einnahmen