Wie entwickle ich ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch?

Mit Blick auf die Straffung von Prozessen und die Einführung formaler Verfahren können kleine Unternehmen Richtlinien und Verfahrenshandbücher entwickeln, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Richtlinien- und Verfahrenshandbücher dienen einem viel größeren Zweck als nur der Darstellung von Unternehmenserwartungen. Sie sind eine maßgebliche Referenz für Manager und Mitarbeiter. Sorgfältige Beachtung der Konzepte und Materialien in einem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch kann ein kleines Unternehmen bei der Verteidigung von Disziplinarmaßnahmen schützen, die mit einer Vielzahl von geschäftsbezogenen Vorfällen zusammenhängen.

1.

Beginnen Sie mit den Grundlagen. Entwickeln Sie ein Unternehmensleitbild und setzen Sie es an den Anfang des Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs. In einem Leitbild werden die wichtigsten Überzeugungen und Ziele eines Unternehmens für das gesamte Unternehmen dargestellt. Fügen Sie eine Unternehmensübersicht mit Auflistungen der ernannten leitenden Angestellten und einer kurzen Unternehmensgeschichte hinzu.

2.

Decken Sie das Wesentliche ab. Richtlinien- und Verfahrenshandbücher sollten eine breite Palette von wesentlichen Aspekten abdecken, einschließlich Antidiskriminierungsrichtlinien und Richtlinien im Zusammenhang mit der Kündigung. Geben Sie im Handbuch eine Erklärung zu den Gesetzen über Chancengleichheit auf dem Arbeitsmarkt ab. Dies dient dazu, die Mitarbeiter über ihre Rechte nach den Gesetzen der Federal EEO zu informieren. Kleinunternehmen können sich an eine Kontaktperson der US Equal Employment Opportunity Commission für Kleinunternehmen wenden, um zusätzliche Hilfe bei der Einhaltung der EEO-Bestimmungen zu erhalten. Teilnahmebedingungen sowie Disziplinar- und Kündigungsverfahren, einschließlich Handlungen, die zur sofortigen Kündigung führen, wie z. B. Diebstahl, müssen ebenfalls im Leitfaden und Verfahrenshandbuch festgelegt werden.

3.

Fügen Sie einen Abschnitt hinzu, der sich auf die Vorteile bezieht. Geben Sie detaillierte Informationen zu Leistungen wie Krankheitstagen, Urlaubstagen und Krankenversicherungsschutz an. Es sollten Informationen aufgeführt werden, die die Voraussetzungen für die Gewährung einer bezahlten Freistellung und den damit verbundenen Zeitrahmen abdecken. Zum Beispiel sollte das Richtlinien- und Verfahrenshandbuch die Richtlinien des Unternehmens zur Übertragung nicht genutzter Urlaubs- und Krankenzeiten enthalten. In den Krankenversicherungserklärungen sollten die Qualifikationen und alle Einschränkungen im Zusammenhang mit der Krankenversicherung aufgeführt werden. Wenn Ihr Unternehmen ein Mitarbeiterunterstützungsprogramm anbietet, machen Sie Angaben zur Vertraulichkeit des Programms und geben Sie die Kontaktinformationen an.

4.

Lesen Sie das Handbuch. Bitten Sie einen auf Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt, Ihr Handbuch zu Richtlinien und Verfahren zu überprüfen. Ein Anwalt kann überprüfen, ob das Handbuch für Richtlinien und Verfahren den gesetzlichen Anforderungen für die Benachrichtigung der Mitarbeiter über Rechte und Unternehmenspraktiken entspricht. Sie können auch Vorschläge für Ergänzungen unterbreiten, die auf Ihrer spezifischen Branche basieren.

Spitze

  • Fordern Sie jeden Mitarbeiter auf, eine Erklärung zu unterzeichnen, aus der hervorgeht, dass er die im Handbuch festgelegten Richtlinien und Verfahren erhalten und verstanden hat.